Un ecosistema de aplicaciones en la nube: la suite de Zoho

Dentro de las soluciones informáticas que nos ofrece el mercado para las empresas y organizaciones, cada vez cobran más relevancia las herramientas “en la nube”; existen diversas plataformas que nos permiten trabajar, colaborar y gestionar nuestro negocio online.

Una de las aplicaciones más utilizadas y mejor valoradas en este ámbito es la suite de Zoho, desarrollada por la empresa Zoho Corp.;  Este conjunto de aplicaciones nos ofrece múltiples posibilidades a la hora de gestionar y controlar nuestros proyectos. Cuenta con alrededor de 25 herramientas de software, las cuales están estructuradas en 3 grupos: software colaborativo, software empresarial y aplicaciones referentes a la productividad.

Una de las principales características que nos ofrece Zoho es su sencillez y flexibilidad, ya que únicamente con registrarse y realizar pequeños ajustes (como escoger el idioma) es posible comenzar a trabajar. Las aplicaciones de las que disponemos en la plataforma permiten la interacción entre ellas, esto es, nos proporcionan la posibilidad de combinarlas e integrarlas entre ellas en función de nuestras necesidades y requerimientos, para así crear un ecosistema de soluciones a medida de las necesidades de cada empresa u organización.

Cabe destacar que estas aplicaciones disponen de una versión gratuita “free” , lo cual nos permite acercarnos y tener una toma de contacto con este tipo de software sin coste alguno. Esto supone una ventaja competitiva, pues de este modo los clientes o usuarios potenciales podrán establecer contacto con el producto de una mejor forma, sin costes.

Zoho CRM (Customer Relationship Management: software para la administración de la relación con los clientes) es la aplicación base, la herramienta de referencia y la más usada dentro de la suite de Zoho. Dicha aplicación centraliza todo el ciclo comercial de la empresa, desde captación de leads, control de la fuerza de venta, gestión de la agenda y las relaciones comerciales, presupuestación, venta  hasta la facturación, pasando por gestión del marketing y el envío de emails. Zoho CRM nos permite personalizarlo para adaptarlo a las necesidades de cada organización, además de permitir la combinación e integración con otras aplicaciones, como por ejemplo Google Apps, Outlook o MailChimp, generando así un mayor valor añadido.

Las herramientas que tenemos a nuestra disposición son:

Software colaborativo:

• Zoho Meeting:  para conferencias y reuniones online.
• Zoho Wiki:  permite crear sitios colaborativos.
• Zoho Mail: correo web.
• Zoho Docs: gestor de documentos online y colaborativos.
• Zoho Share: compartir información de forma centralizada.
• Zoho Projects: software para la gestión de proyectos.
• Zoho CRM: permite la gestión de la relación con los clientes.
• Zoho Books: editor de libros contables.
• Zoho Invoice: gestión de la facturación.
• Zoho Reports: herramienta de Business Inteligence y reporting.
• Zoho Creator:  programación y desarrollos a medida en la suite de Zoho.
• Zoho Support: herramienta de control de soporte y mantenimientos.
• Zoho Recruit: selección de personal y recursos humanos.
• Zoho Marketplace: lugar donde los desarrolladores exponen sus Apps y plugins desarrollados para la suite de Zoho.
• Zoho plugin para Microsoft Outlook: permite visualizar  tu correo con Outlook mientras trabajas con el correo de Zoho.
• Zoho plugin para Microsoft Office: permite editar documentos con Zoho Docs manteniendo la interfaz de Office.
• Zoho para Google Apps: conecta Zoho CRM y Google Apps: unifica correos, agenda, login, adjunta docs al CRM…
• Zoho CRM plugin para Mailchimp: segmenta la base de datos para obtener un mailing cualificado.
• Zoho Project y Dropbox:  integra las carpetas compartidas para adjuntar documentación.

Software empresarial:

Aplicaciones y plugins para aumentar la productividad

Estas son las posibilidades que nos ofrece esta suite, y a partir de estas aplicaciones podremos combinarlas para obtener el sistema de gestión óptimo para cada empresa.

Algunas de las ventajas que posee el empleo de este tipo de herramienta son:

1. La única necesidad de una conexión a Internet para poder trabajar (además de las ganas, por supuesto).
2. Posibilidad de trabajar con cualquier ordenador y desde cualquier ubicación, sin necesidad de instalar programas o tener que trasladar archivos de un equipo a otro, lo que supone un ahorro en herramientas de software y hardware, ya que a partir de una única plataforma, todos trabajan.
3. La posibilidad de que varios trabajadores desarrollen el mismo documento,  trabajo o proyecto de forma simultánea.
4. Escalabilidad: la nube proporciona capacidad de proceso y de almacenamiento en tiempo real, lo que nos permite una mayor optimización de los recursos, ya que no tenemos que disponer de estos recursos de forma permanente, sino únicamente cuando los necesitamos.
5. Menor riesgo de pérdida de datos e información, ya que al estar todo almacenado “en la nube” no existe el riesgo de perder información en el momento que se estropea algún equipo.

Como conclusión, podemos afirmar que las herramientas de trabajo “en la nube” como Zoho nos abren un mundo de posibilidades en lo referente a la gestión de la información y del trato con los distintos agentes envueltos en la actividad económica, como los clientes y proveedores. Las empresas deben de tomar nota y tratar de actualizarse, ya que en este ambiente de incertidumbre económica cualquier diferenciación con respecto de la competencia o avance tecnológico es clave a la hora de triunfar en nuestro negocio, empresa u organización.